Запрашивать личную информацию у сотрудника HR-службы — это вопрос, регулируемый специальными правовыми рамками. Любое раскрытие частной информации должно соответствовать законам о защите данных, таким как GDPR в ЕС или аналогичным законам в других регионах. Закон предписывает передавать или запрашивать только ту информацию, которая имеет непосредственное отношение к трудовым или деловым операциям.
Сотрудники, занимающие должности в отделе кадров, защищены от требований, не связанных с их рабочими обязанностями. Например, запрашивать личные данные, выходящие за рамки трудовых обязанностей, такие как информация о частном здоровье или личных финансах, обычно запрещено, если только для таких запросов нет четких юридических оснований, таких как текущее расследование или особые правила трудоустройства.
На практике от HR-специалистов ожидают соблюдения конфиденциальности. Любой несанкционированный обмен личными данными может повлечь за собой штрафные санкции как для сотрудника, так и для организации. Прежде чем обращаться с какими-либо просьбами, убедитесь, что они соответствуют соответствующим законам о конфиденциальности и политике организации, чтобы избежать правовых последствий.
Законно ли требовать от HR-специалиста выполнения конкретных задач?
Да, работодатель может возложить на сотрудников отдела кадров определенные обязанности, если они соответствуют должностной инструкции и условиям найма. Ожидания должны быть ясными, разумными и не выходить за рамки того, что указано в трудовом договоре. Превышение этой границы или требование выполнения задач, не связанных с функциями HR, может привести к судебным разбирательствам.
Важно оценить, соответствует ли требуемая деятельность основным обязанностям сотрудника отдела кадров, таким как подбор персонала, отношения с сотрудниками и соблюдение норм. Поручение задач, выходящих за рамки этих областей, без согласия или корректировки должностной инструкции может быть оспорено, особенно если эти задачи требуют знаний в других областях или затрагивают права работника.
Например, поручение HR-персоналу чисто административной работы, такой как ведение документации или управление офисными принадлежностями, может быть расценено как превышение полномочий, если это не оговорено в первоначальном трудовом договоре. Аналогичным образом, возложение обязанностей, не связанных с потребностями организации в области управления персоналом, может быть воспринято как необоснованное изменение роли сотрудника.
Работодатели должны убедиться, что любые изменения в трудовых функциях соответствуют законодательству и согласованы друг с другом, чтобы избежать возможных споров или претензий по поводу неправильной классификации работы или принудительного труда.
Обязанности HR-специалиста: Что может быть запрошено на законных основаниях?
HR-специалисты могут запрашивать конкретную информацию, необходимую для управления сотрудниками, соблюдения трудового законодательства и нужд организации. Они имеют право собирать такие личные данные, как имя, адрес, дата рождения и государственные идентификационные номера для целей проверки и ведения учета. Кроме того, допускается проверка биографии при условии соблюдения правил конфиденциальности и получения согласия сотрудника.
Также в их компетенцию входит запрос истории трудоустройства, документов об образовании и сертификатах, имеющих отношение к должности. Медицинская информация может запрашиваться только в тех случаях, когда она связана с приспособлениями, предусмотренными законами об инвалидности, или с конкретными требованиями к работе, при условии соблюдения строгой конфиденциальности и согласия сотрудника.
Налоговые формы, такие как W-4 или аналогичные, необходимы для правильной обработки платежных ведомостей. Также необходима информация о банковских счетах для целей прямого депонирования. Однако отделу кадров запрещено собирать конфиденциальные данные, такие как раса, религия или сексуальная ориентация, за исключением случаев, когда это требуется в соответствии с конкретными правовыми нормами или условиями работы, оправдывающими такие запросы.
Для проверки занятости разрешается запрашивать личные рекомендации или подтверждение легального рабочего статуса, включая иммиграционные документы. Однако все запросы должны соответствовать нормативно-правовой базе, регулирующей защиту данных, обеспечивать прозрачность и получать согласие сотрудников, если это необходимо.
Наконец, любые запросы дополнительной документации должны соответствовать принципу деловой необходимости, гарантируя, что запрашиваемая информация непосредственно влияет на выполнение должностных обязанностей или соблюдение правовых обязательств.
Правовые границы: Какие задачи HR не следует поручать?
Некоторые виды деятельности выходят за рамки обязанностей HR и не должны выполняться персоналом, отвечающим за управление человеческими ресурсами. Эти задачи могут быть связаны с юридическими или этическими рисками и могут требовать специальных знаний, выходящих за рамки HR-функций.
- Финансовые аудиты: Поручение финансового аудита сотрудникам HR может привести к конфликту интересов и нарушению конфиденциальности. Аудиторскими проверками должны заниматься только уполномоченные финансовые сотрудники.
- Юридическая консультация: Предоставление юридических консультаций по вопросам, связанным со спорами, контрактами или политикой в отношении сотрудников, должно быть поручено специалистам в области права. HR не имеет права давать обязательные юридические рекомендации.
- Принятие решений о прекращении трудовых отношений: Хотя HR может помочь в этом процессе, окончательная ответственность за принятие решений об увольнении лежит на высшем руководстве. Роль HR — административная и вспомогательная, а не управленческая.
- Дисциплинарные меры, выходящие за рамки стандартного протокола: HR не следует поручать принятие субъективных решений по жестким дисциплинарным мерам, если они не соответствуют политике и процедурам компании.
- Медицинские диагнозы: HR не имеет права интерпретировать медицинские данные или диагностировать состояние здоровья. Работа с конфиденциальной информацией о здоровье сотрудников требует четкой политики и привлечения медицинских специалистов.
Четкое определение ролей и обязанностей в организации помогает предотвратить возможные юридические осложнения и гарантирует, что задачи будут выполняться людьми с соответствующим опытом.
Можно ли поручить отделу кадров решение споров между сотрудниками или только административную работу?
Сотрудники отдела кадров могут решать споры между сотрудниками, но только в определенных рамках. Как правило, их роль заключается в разрешении конфликтов, посредничестве и обеспечении соблюдения политики на рабочем месте. Однако эта ответственность должна быть ограничена случаями, когда спор касается поведения на рабочем месте, дискриминации, домогательств или соблюдения трудового законодательства. Не следует ожидать, что HR будет вмешиваться в личные конфликты, не связанные с выполнением работы или политикой компании.
Споры по личным вопросам, если они не оказывают прямого влияния на деятельность организации или не нарушают ее политику, должны решаться вовлеченными сторонами или, при необходимости, по юридическим каналам за пределами рабочего места. Вмешательство HR в такие дела может выходить за рамки их предназначения, создавая потенциальный конфликт интересов.
Что касается административных обязанностей, то HR отвечает за учет сотрудников, начисление заработной платы, предоставление льгот, прием на работу и соблюдение требований. Эти задачи важны, но отличаются от разрешения споров. Сотрудники и руководство должны понимать, что HR-отдел должен балансировать между административными обязанностями и разрешением споров в соответствии с политикой компании и требованиями законодательства.
В случаях, когда HR поручают посредничество, они должны быть нейтральны, обеспечивая справедливый процесс для всех вовлеченных сторон. Четкая документация и следование политике компании имеют решающее значение для поддержания прозрачности любого процесса разрешения споров, которым занимается HR.
Права сотрудников на конфиденциальность: Какими данными может распоряжаться HR?
HR может собирать и хранить данные, необходимые для трудовых договоров, юридических обязательств и организационных операций. Общие данные включают в себя личную идентификационную информацию (имя, адрес, дата рождения), налоговые данные и трудовую книжку.
Для обработки платежных ведомостей HR может обрабатывать информацию о банковских счетах, идентификационные номера налогоплательщиков и данные о заработной плате. В некоторых отраслях могут потребоваться данные о состоянии здоровья, но только если это предусмотрено законом или конкретными условиями работы.
Отделы кадров должны следить за тем, чтобы сбор и хранение конфиденциальных данных, таких как медицинские карты или биометрическая информация, осуществлялись в соответствии с нормами конфиденциальности. Для сбора конфиденциальных личных данных часто требуется явное согласие, которое должно быть задокументировано.
При управлении эффективностью работы сотрудников или поддержании дисциплины отдел кадров может собирать информацию, касающуюся поведения на работе, оценок и жалоб. Однако эти данные должны обрабатываться конфиденциально и предоставляться только в случае необходимости.
Записи о дисциплинарных мерах, жалобах или внутренних расследованиях должны храниться в соответствии с требованиями законодательства и политикой компании. Сроки хранения данных обычно определяются местными законами или нормативными актами, регулирующими трудовые отношения и конфиденциальность.
Данные, связанные с льготами для сотрудников, такими как пенсионные планы или страхование, также должны храниться с осторожностью. HR отвечает за то, чтобы эта информация была точной и надежно хранилась.
Любые данные, которые собирает HR, должны быть защищены от несанкционированного доступа, а сотрудники должны иметь возможность просматривать или запрашивать исправления неточной информации, хранящейся в HR, в соответствии с действующим законодательством о конфиденциальности.
Ограничения роли HR в подборе персонала: Что работодатель может требовать на законных основаниях?
Работодатели могут устанавливать особые правила подбора персонала, но они должны соответствовать законодательным нормам. Сотрудники отдела кадров не должны отсеивать кандидатов на основании личных характеристик, не имеющих отношения к работе, таких как раса, пол, возраст или инвалидность, поскольку это нарушает антидискриминационные законы. Кроме того, все проверки перед приемом на работу должны соответствовать Закону о честной кредитной отчетности (FCRA), требующему явного согласия кандидата перед тем, как приступить к изучению его биографии или криминального прошлого.
Работодатель не может заставить HR собирать информацию, выходящую за рамки требований, связанных с работой. Например, личные медицинские данные не запрашиваются, за исключением случаев, когда должность требует предоставления информации, связанной со здоровьем, или когда это требуется по закону. Кроме того, HR не должен получать указания принимать решения о найме на основе предвзятости, например, отдавать предпочтение кандидатам на основе личных предпочтений или не имеющих отношения к делу связей.
Все объявления о наборе персонала должны соответствовать стандартам равных возможностей, чтобы не оттолкнуть квалифицированных кандидатов от участия в конкурсе. HR отвечает за то, чтобы объявления о вакансиях соответствовали законам о недискриминации и обеспечивали справедливый доступ для всех кандидатов. При найме иностранных работников HR должен следовать необходимым юридическим процедурам для получения разрешения на работу и проверки визы, не обходя эти требования.
Работодатель может поручить HR использовать определенные каналы найма, но эти методы не должны ограничивать возможности для квалифицированных сотрудников. Кроме того, от HR нельзя требовать применения методов найма, противоречащих соглашениям с профсоюзами, если это не разрешено законом.
Что делать, если HR просят выполнять незаконные обязанности?
Если вас просят выполнить обязанности, противоречащие законодательству, HR-специалисты должны в первую очередь оценить просьбу с точки зрения ее законности. Прямо откажитесь от выполнения любой задачи, противоречащей трудовому законодательству или внутренней политике компании.
Сообщить о требовании
Немедленно сообщите о любом незаконном требовании вышестоящему руководству или в юридический отдел. Сохраните письменный отчет о требовании и всех связанных с ним контактах. Эта документация будет крайне важна для расследования или будущих споров.
Знайте свои права
Ознакомьтесь с трудовым законодательством, действующим в вашем регионе и отрасли. Поймите свои права и обязанности работодателя. Никогда не ставьте сотрудников HR в положение, когда они вынуждены нарушать эти законы, так как это может привести к судебному преследованию как самого сотрудника, так и компании.
Обратитесь за юридической помощью, если не уверены в законности запроса. Консультация с адвокатом может внести ясность и защитить ваши интересы в случае обострения ситуации.
Для HR-специалистов соблюдение правовых норм всегда должно быть приоритетнее любого давления со стороны других отделов или начальства.