Работник подает заявление о назначении трудовой пенсии по возрасту через работодателя (ч. 1 п. 5 Инструкции о порядке обращения за пенсией). Как правило, подготовкой необходимых для этого документов занимается кадровик. Шаг за шагом определим последовательность его действий: от отбора работников, у которых скоро появится право на пенсию, до отметки о назначении работнику пенсии.
Шаг 1. Отбираем работников, у которых скоро появится право на пенсию
Право на трудовую пенсию по возрасту на общих основаниях возникает у работника при соблюдении следующих условий (абз. 2 ч. 1 ст. 5, ст. 11 Закона о пенсионном обеспечении):
— достижение общеустановленного пенсионного возраста (для мужчин — 63 года, для женщин — 58 лет);
— наличие стажа определенной продолжительности:
страхового (в 2024 г. — 19 лет 6 месяцев, с 2025 г. и далее — 20 лет);
общего трудового стажа (25 лет — для мужчин, 20 лет — для женщин).
Периоды деятельности, которые засчитываются в стаж работы для исчисления пенсии, отражены на схеме 1.
Период ухода за ребенком или инвалидом засчитывается в стаж работы одному из родителей или трудоспособных лиц, осуществлявших уход (п. в), г), д) ч. 2 ст. 51 Закона о пенсионном обеспечении).
Обязанность по оформлению документов, необходимых для назначения пенсии, возложена на работодателя. Документы нужно подавать в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите (далее — орган по труду) (ч. 1, 2 ст. 75 Закона о пенсионном обеспечении). Работодатель несет перед пенсионером материальную ответственность за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения пенсии (ч. 2 ст. 76 Закона о пенсионном обеспечении).
Чтобы не пропустить работников, у которых скоро появится право на пенсию, во многих организациях используют специальные программы. В них можно настроить оповещения о достижении работником пенсионного возраста за определенный период, например за 6 — 9 месяцев.
Кадровик также может вручную составлять списки работников, уходящих на пенсию. Чтобы выявить таких работников, рекомендуем просмотреть трудовые книжки всех работников, гражданско-правовые договоры, личные карточки, если их ведут в организации. Список на следующий год лучше составлять в начале предыдущего года, чтобы было достаточно времени для оформления пенсии лицам, которые приобретают на нее право в январе. Например, в январе 2025 г. составить список работников, которые достигнут пенсионного возраста в 2026 г.
Шаг 2. Сообщаем работнику о приобретении права на пенсию и порядке обращения за ее назначением
Ранее была закреплена обязанность работодателя извещать работника о порядке обращения за пенсией за 1 месяц до достижения им пенсионного возраста и приобретения права на пенсию (п. 31 приказа N 44).
В настоящее время такая обязанность работодателя в законодательстве не зафиксирована. Однако с учетом того, что за несвоевременное оформление пенсии он может быть привлечен к ответственности, сообщить работнику о приобретении права на пенсию все равно нужно. Это можно сделать как письменно, так и устно. Срок данного уведомления определяет работодатель.
Если речь идет об устном сообщении, то работника следует пригласить на беседу. Рассказать о том, в какие сроки он приобретает право на пенсию, разъяснить процедуру ее оформления, а также выяснить, намерен ли работник уйти на пенсию.
В письменном уведомлении рекомендуем указать срок, в который работник должен написать заявление о назначении пенсии, а также описать действия работодателя по оформлению документов.
Шаг 3. Выясняем, где работал работник
По сути, обязанность работодателя оформлять документы для назначения пенсии возникает после подачи работником заявления. Однако, чтобы не пропустить срок направления документов для назначения пенсии, лучше начать сбор документов заранее.
Для этого нужно получить информацию о периодах работы и заработке работника.
Целесообразно в первую очередь изучить трудовую книжку работника. В нее вносятся сведения о работе по трудовым договорам.
Кроме работы по трудовым договорам, в стаж работы, в частности, включаются (ст. 51, ч. 1 ст. 57 Закона о пенсионном обеспечении, п. 2 Положения N 777):
— периоды работы по гражданско-правовым договорам;
— периоды предпринимательской, творческой и иной деятельности, если в эти периоды производилась уплата обязательных страховых взносов в ФСЗН.
Эти сведения в трудовой книжке не отражаются, поэтому данную информацию следует уточнить у самого работника (абз. 2 п. 11 Инструкции о трудовых книжках).
Для того чтобы направить прежнему работодателю запрос, нужно найти о нем актуальную информацию: адрес, наименование, телефон и т.д. Получить информацию о прежнем работодателе можно:
— у работника. Есть вероятность, что у него сохранились документы, на которых отмечен УНП, адрес или телефон организации;
— в интернете (например, на сайте организации);
— в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР).
Если известны УНП или наименование организации, можно воспользоваться сведениями, размещенными на веб-портале ЕГР в открытом доступе (раздел «Проверить статус субъекта хозяйствования»). Например, можно узнать историю изменения наименования организации, получить информацию о ее ликвидации и т.д. (ч. 3 п. 40 Инструкции о ведении ЕГР).
Если не получилось найти организацию по известному наименованию, а УНП не известен, можно сделать запрос на получение информации по конкретному работодателю в разделе «Запросить информацию из ЕГР». Это может сделать как работник, так и его нынешний работодатель;
— в архиве. Запрос в архив делают, если в ЕГР отмечено, что организация ликвидирована (ч. 5 ст. 12, ч. 6 ст. 19 Закона об архивном деле и делопроизводстве).
Если не удастся найти информацию в указанных выше источниках, рекомендуем обратиться за консультацией к специалистам органа по труду по месту оформления пенсии.
Обратите внимание!
Собирать документы о периодах работы и заработке после 01.01.2003 не нужно. Эти сведения подтверждаются выпиской из индивидуального лицевого счета (ВИЛС). ВИЛС запрашивает в ФСЗН орган по труду, в который подано заявление о назначении пенсии (п. 23 Положения N 777, ч. 2, 4 письма N 06-01/1513).
Шаг 4. Готовим запросы
О том, что еще нужно сделать кадровику, чтобы работнику вовремя назначили пенсию, читайте в ilex.